Transformación digital: qué es y cómo se implementa

Si estás inmerso en el ambiente corporativo o tecnológico, habrás oído incontables veces sobre el imperativo categórico de la digitalización digital que todas las empresas, desde las más grandes hasta las unipersonales, tienen que acatar de una forma u otra. 

Pero, más allá de un mantra que no para de repetirse en la boca de los directivos, instituciones oficiales y gurús de la tecnología, ¿qué comprende la transformación digital?, ¿qué aporta a la empresa?, ¿es una moda?

En EducaOpen sabemos que la transformación digital en las empresas es de obligado cumplimiento si quieren mantenerse competitivas y lucrativas en el mercado. Es por eso que vamos a desentrañar los entresijos de la transformación digital, sus beneficios en materia de productividad y optimización de procesos y cómo se implementa correctamente en las empresas. ¡Descubre por qué la transformación digital vale la pena!

¿Qué es la transformación digital?

La transformación digital es un proceso de implementación de la tecnología digital en todos los departamentos de una organización empresarial. Consiste en dar un cambio en la forma en la que se trabaja en la empresa y se brinda el producto o servicio a los clientes. Además, también comprende un cambio cultural en el que la empresa se vuelve dinámica, permanentemente innovadora y pronta para cuestionar el statu quo.

Para cada compañía, la transformación digital puede suponer un reto diferente y de magnitud variable. Por eso, cada una debe plantear la transformación digital basándose en un problema por resolver, una aspiración y una meta final. Por ejemplo, hay empresas que pueden ver en la transformación digital una oportunidad para aumentar su productividad, o para mejorar los procesos de comunicación interna, o para alcanzar una audiencia más amplia.

Pero entonces, ¿la transformación digital es solo aplicar la tecnología en el lugar de trabajo? Sí y no. Mientras que la incorporación de la tecnología es indispensable en la transformación digital, el sentido de esta es transformar completamente la forma en la que se trabaja, no sustituir o añadir un plus a la estrategia de negocio organizativa tradicional.

A continuación, te ilustramos con una serie de conceptos y prácticas que abarca la transformación digital en una empresa:

• Análisis de Big Data.
• Cloud computing.
• Impresión 3D.
• Aprendizaje automático.
• Deep learning.
• Blockchain.
• Robótica cognitiva.
• Asistentes virtuales inteligentes.
• Automatización.
• Ciberseguridad.
• Internet of Things.

Beneficios de la transformación digital

Aunque un buen retorno de la inversión a raíz de la transformación digital en una empresa depende de un amplio abanico de factores, una implementación adecuada de las tecnologías acertadas puede dar un vuelco a mejor en el funcionamiento de un negocio y en las interacciones que los clientes tienen con él.

Impulsa la productividad

La digitalización unida con la automatización incrementa la productividad y minimiza los costes en mano de obra. Esta automatización de tareas repetitivas por medio de la inteligencia artificial facilita que los empleados se centren en tareas más estratégicas y reduce las contrataciones por parte de las empresas.

Además, el análisis de datos permite descubrir defectos en los procesos de trabajo, descubrir nuevas vías para optimizarlos y maneras más eficientes de trabajar. Otro aspecto de la transformación digital que aumenta la productividad en los espacios de trabajo es la digitalización de la información, que se vuelve más accesible para todos, fomenta la colaboración entre equipos y se extravía con menos frecuencia.

Mejora la experiencia de usuario

El análisis de datos relacionados con el comportamiento del cliente nos aporta conclusiones reveladoras sobre cómo actúa nuestra audiencia real, qué más podemos proporcionarle y en qué estamos fallando como empresa.

Además, los clientes, de todas las edades y trasfondos, cada vez se acercan más a la tecnología y están más acostumbrados a utilizarla. Por lo tanto, los clientes esperan que todos los procesos de compra y atención al cliente estén digitalizados mediante aplicaciones móviles, redes sociales, correo electrónico, asistentes virtuales y otras tecnologías.

Evita que nos quedemos rezagados

La transformación digital se traduce en innovación. Y con innovar no nos referimos a un dogma empresarial, sino a una forma de ir por delante de la competencia, de ofrecer un servicio más actualizado a los clientes, de potenciar la calidad del producto, de ahorrar en costes redundantes y de optimizar toda a organización de trabajo. Como bien dice el dicho: ¡Reinventarse o morir!

¿Cómo implementan las empresas la transformación digital?

Las empresas no pueden atravesar una transformación digital azarosa y mal meditada, sino que han de seguir una hoja de ruta para, en primer lugar, identificar las carencias del momento en la empresa y poder tomar alguna dirección para realizar las transformaciones que demanda la era de la tecnología. Así pues, toda empresa que quiera digitalizarse debe seguir esta serie de pasos:

Evaluar la situación actual

Antes de comenzar, la empresa debe evaluar su estado actual en términos de tecnología, procesos, cultura y capacidades digitales para identificar áreas que requieren mejoras y establecer una línea base para medir el progreso.

Definir una visión clara

Es fundamental establecer una visión clara de cómo la transformación digital beneficiará a la empresa. ¿Qué objetivos se quieren lograr? ¿Cómo se verá la empresa en el futuro después de la transformación?

Compromiso de la alta dirección

La transformación digital debe contar con el respaldo y el compromiso sincero de la alta dirección de la empresa. Esto garantiza la asignación de recursos adecuados, la toma de decisiones estratégicas orientadas a una transformación integral de las estructuras y procesos de trabajo, y el fomento de un ambiente propicio para el cambio.

Formar un equipo de transformación

Se debe formar un equipo dedicado a liderar la transformación digital que incluya a expertos en tecnología, líderes de proyecto, profesionales de cambio organizacional y otros perfiles relevantes para los objetivos que se han propuesto anteriormente.

Identificar áreas prioritarias

En lugar de realizar el esfuerzo titánico de intentar transformar toda la empresa a la vez, es mejor empezar identificando las áreas específicas que más se beneficiarán con la digitalización. Pueden ser procesos internos, atención al cliente, cadena de suministro, etc. Poco a poco, pueden irse confeccionando estrategias focalizadas para cada departamento y equipo.

Desarrollar un plan estratégico

El equipo de transformación debe crear un plan detallado que incluya objetivos específicos, plazos, asignación de recursos y métricas de éxito. Este plan debe estar alineado con la visión general de la empresa, con los recursos económicos y humanos disponibles y con las metas propuestas.

Inversión en tecnología

Seleccionar y adoptar las tecnologías adecuadas es esencial. Esto podría incluir sistemas ERP, CRM, herramientas de análisis de datos, automatización de procesos, alojamiento en la nube, herramientas de comunicación interna, software de gestión y organización de proyectos, entre otras.

Rediseño de procesos

La transformación digital a menudo implica repensar y rediseñar los procesos empresariales para aprovechar al máximo las capacidades digitales. La automatización y la optimización de tiempos y esfuerzo cognitivo son dos aspectos clave que deben primarse a la hora de replantear nuevos procesos de trabajo mediante metodologías ágiles.

Cambio cultural

Es importante crear una cultura que abrace la innovación y el cambio. La formación de los empleados, la comunicación transparente y la participación activa pueden ayudar a superar cierta resistencia al cambio que se observa en las organizaciones más tradicionales, especialmente si esta reticencia proviene de mandos intermedios y superiores.

Implementación gradual

La transformación digital no es un cambio repentino, sino un proceso gradual. Se deben implementar los cambios en etapas, permitiendo que la empresa se adapte y aprenda a lo largo del camino. Si se hace rápida y bruscamente, los empleados pueden sentirse más confundidos de lo normal con procesos de trabajo a los que nunca habían estado expuestos. 

Además, si la transformación digital no se va implementando con atención, podemos dejar cabos sueltos, pasamos por alto problemas y disyuntivas solucionables y no garantizamos el debido cumplimiento de los objetivos a los que van encaminados nuestras acciones.

Medir y ajustar

Establece métricas claras para evaluar el progreso y el impacto de la transformación que vayan alineadas con los objetivos de la transformación digital. Esto permite ajustar la estrategia si es necesario y valorar los frutos de la transformación digital pasado un tiempo con el fin de evaluar hasta qué punto se ha beneficiado la empresa de todo este proceso.

Aprendizaje continuo

La transformación digital es un viaje constante, no un acontecimiento puntual ni un juguete que manosear y dejar que se empolve en el fondo de un cajón. La empresa debe estar abierta a la evolución tecnológica y a la mejora continua para mantener su ventaja competitiva.