Integración de sistemas: La clave para optimizar tu negocio en la era digital

Hoy día está todo interconectado, formando parte de un gran sistema de redes. En el ámbito tecnológico, denominamos integración de sistemas al proceso por el que unos componentes más pequeños se conectan unos con otros para formar un sistema conjunto. Es decir, se crea una simbiosis en la que las funcionalidades e información contenidas en cada componente pasan a ser más accesibles y manejables dentro de un sistema mayor.

Hablamos de integración de sistemas especialmente en el ámbito empresarial. Mediante este procedimiento, todos los programas informáticos específicos de cada departamento pasarían a integrarse en una sola pieza de software que aunaría todos los datos. 

De esta forma, todos los departamentos tendrían acceso a los datos de otros departamentos y podrían establecerse lazos interdepartamentales para mejorar la productividad y las sinergias entre los trabajadores.

La mayoría de organizaciones empresariales en las que se implementa la integración de sistemas ven un aumento notable en eficiencia, productividad y calidad de operaciones. El objetivo principal de crear un sistema integrado es conseguir comunicar varios sistemas informáticos para reducir la necesidad de comunicación manual entre departamentos.

Sistemas integrados: CRM y ERP

Esta tipología de herramientas representan a la perfección lo que es un sistema integrado, aunque ambas se diferencian claramente una de la otra.

Un Customer Relationship Management (CRM) es un sistema que ayuda a organizar, gestionar y analizar datos de los clientes de una empresa. Se le llama así porque este sistema actualiza de forma automática todos los datos de clientes y ventas que se le introduzca, como por ejemplo, los detalles de contacto, su historial de transacciones, sus cuentas y sus mensajes. El objetivo del CRM es incrementar las ventas de la empresa.

Por su parte, un Enterprise Resource Planning (ERP) es un sistema diseñado para gestionar cualquier proceso empresarial y automatizar varias tareas de back-end para evitar tener que realizarlas manualmente. Este software integra más elementos que un CRM, como por ejemplo: la planificación y el desarrollo de un producto, compras, gestión de proveedores, manufactura y marketing. 

En pleno contraste, el objetivo del ERP no es que la empresa genere más ingresos, sino que genere más beneficios mediante una bajada de costes redundantes.

Ventajas de la integración de sistemas

En primer lugar, al conectar distintos sistemas y aplicaciones, se logra una mayor fluidez en el intercambio de información, lo que facilita la toma de decisiones basadas en datos más precisos y actualizados. Pero no solo eso, sino que a partir de esta unión de datos, se pueden sacar conclusiones más reveladoras sobre múltiples aspectos: productividad, optimización de procesos de trabajo, comportamiento de los clientes, necesidades materiales, etc.

Por ejemplo, marketing y ventas son dos departamentos que van de la mano y que se benefician de disponer de información a tiempo real uno del otro. Esto representa una oportunidad de colaboración interdepartamental desde la que es más sencillo captar una visión de la empresa más holística.

Además, esta integración puede reducir la duplicación de tareas y la necesidad de introducir la misma información en múltiples espacios, ahorrando tiempo y reduciendo errores manuales. De esta forma, se les da carpetazo a la letanía de ficheros Excel que suelen colmar los ordenadores de las oficinas.

Métodos de integración de sistemas

Determinar qué método seguir para integrar unos componentes en un solo sistema no es baladí. Por eso, hay que saber a ciencia cierta cada uno de los métodos de integración de sistemas, así como conocer profundamente el funcionamiento de la empresa, sus procesos de trabajo y sus objetivos comerciales.

Así pues, te contamos qué métodos de integración de sistemas existen:

Punto a punto

Realmente no se trata de una combinación de diferentes componentes, sino de la fusión de funcionalidades y datos de dos programas diferentes en uno. Este método de integración de sistemas solo tiene sentido para funciones muy concretas, pero en el momento en el que tengamos que integrar más de dos sistemas entre sí, el punto a punto se vuelve poco práctico.

Integración vertical

Es un sistema en el que cada funcionalidad la cubre un sistema, por lo que el sistema informático global quedaría en forma de silo. Es decir, los subsistemas se agrupan acorde a la función que desempeñen y se conectan desde el más básico hasta el más complejo.

Integración en estrella

Esta consiste simplemente en una interconexión masiva de integraciones punto a punto en la que cada sistema se interconecta con cada subsistema. Este método de integración de sistemas se desaconseja para grandes redes informáticas, ya que su mantenimiento puede resultar costoso y complicado.

Integración horizontal

A simple vista, este es el método de integración de sistemas que más ventajas presenta a la hora de interconectar componentes en redes complejas. Lo distintivo de este procedimiento es que se utiliza un subsistema a modo de interfaz escalable para aunar al resto de sistemas y subsistemas en un mismo espacio.

Es decir, todos los componentes del sistema unitario quedarán conectados tan solo a la interfaz, sin necesidad de que se interconecten entre ellos.

¿Hay desventajas en la integración de sistemas?

Aunque pudiera no parecerlo, el proceso de integrar varios sistemas también tiene sus inconvenientes.  Para no ir más lejos, la implementación puede ser compleja y costosa, ya que requiere tiempo y recursos para asegurar la compatibilidad entre los sistemas existentes. Mientras mayor sea la complejidad de la estructura de software de la empresa, con más atención hay que analizar la forma más rentable de integrar los sistemas.

Asimismo, debemos tener en cuenta que, al integrar los sistemas, los sistemas quedan interconectados permanentemente para lo bueno y para lo malo. La interdependencia entre sistemas podría hacer que una falla en un componente afecte a otros en pleno efecto dominó, aumentando el riesgo de caídas en el sistema global.

Otro aspecto crítico de interconectar muchos sistemas en un todo es la ciberseguridad, ya que la conexión de sistemas puede abrir posibles puntos de vulnerabilidad, exponiéndose de forma más peligrosa a brechas de seguridad y ataques cibernéticos. 

Y no nos olvidemos de que la integración de sistemas no se acaba una vez se integran exitosamente, sino que es necesario un mantenimiento periódico. Mantener y actualizar una infraestructura integrada también puede ser un desafío, especialmente a medida que evolucionan las tecnologías y las necesidades de la empresa.