Las 6 mejores herramientas de software de gestión de proyectos

La gestión de proyectos consiste en planificar, organizar y asignar recursos a cada proyecto. Es un campo que ha cobrado gran relevancia en las empresas, especialmente si tienen un gran volumen de trabajo, desde la generalización de las metodologías ágiles y la digitalización. En Internet hay disponibles numerosas herramientas de software de gestión de proyectos que varían en funcionalidades e interfaz. 

¿Estás buscando una herramienta para organizar tus proyectos y priorizar tareas? En este artículo de EDUCA Open, te vamos a explicar por qué deberías usar un software de gestión de proyectos y cuáles son los 5 mejores del mercado actual.

Beneficios de un software de gestión de proyectos

A grandes rasgos, un software de gestión de proyectos fomenta la colaboración entre los miembros del equipo y les ayuda a llevar un registro del progreso del proyecto que incluye definiciones de tareas y responsabilidades. 

En empresas que están trabajando varios proyectos simultáneamente se hace muy necesario contar con un software de gestión de proyectos para poder entregar los proyectos antes de la fecha límite estipulada y saber en todo momento en qué estado se encuentra cada tarea.

Además de esto, los programas de software de gestión de proyectos ayudan a las empresas a:

• Organizar tareas, plazos y recursos de manera eficiente
• Realizar un seguimiento en tiempo real del progreso de cada tarea y del proyecto en su conjunto
• Proporcionar un lugar centralizado para compartir información, comentarios y actualizaciones del proyecto
• Asignar recursos humanos y materiales disponibles correctamente
• Desglosar proyectos en tareas más pequeñas y manejables
• Almacenar información relevante, como especificaciones, informes y documentos de referencia
• Tomar decisiones más informadas sobre ajustes en la organización del proyecto, asignación de recursos y cambios de metodología y enfoque.
• Evaluar el rendimiento del proyecto comparando las tareas completadas y plazos establecidos con el progreso real.
• Facilita la colaboración entre equipos y miembros dispersos geográficamente
• Mantener alineados los objetivos del proyecto y en la estrategia general de la empresa

Las 6 mejores herramientas de software de gestión de proyectos

En Internet podemos encontrar infinidad de herramientas destinadas a la gestión de proyectos. Aunque todas puedan cumplir funciones base similares, todas tienen sus diferencias y ventajas. En esencia, podemos encontrar herramientas en forma de anotaciones, listas, tablas y espacios colaborativos.

Desde EducaOpen te recomendamos que les eches un vistazo a estas herramientas de gestión de proyectos muy conocidas en el mercado de trabajo y con las que muchas empresas gestionan sus flujos de trabajo de forma exitosa:

ClickUp

ClickUp es una herramienta de gestión de proyectos con vistas personalizables, entre las que se incluye una vista en formato lista, tablón (similar a un diagrama de Kanban), de equipo (que divide todas las tareas por miembros) y calendario (organiza tareas por fecha). ClickUp es ideal para descomponer tareas complejas en pequeños pasos más sencillos y marcar toda la progresión de cada uno. Además, puede integrarse con otras herramientas como Toggl para contabilizar el tiempo de ejecución de cada tarea.

Trello

Trello es un software de gestión de proyectos muy recurrido para equipos de trabajo reducidos. En esencia, es un tablero Kanban, una metodología que nació en el seno de la ingeniería industrial en los años 40. Los elementos estructurales de Trello por excelencia son las tarjetas, que representan tareas que puedes organizar en diferentes fases del tablero.

Además, pueden clasificarse por colores y asignarles imágenes y archivos. Se trata de una herramienta muy visual e intuitiva idónea para fomentar la cooperación entre los miembros del equipo. La única pega es que cada tablero solo puede asociarse a un proyecto, por lo que si hay varios proyectos en curso deberán organizarse en tableros diferentes.

Notion

Notion es una aplicación muy popular en la gestión de proyectos con múltiples funcionalidades. Resulta muy útil para fomentar la colaboración entre miembros de un equipo, planificar tareas y proyectos a futuro y organizarlos en varios formatos. Se divide en tres partes: la Wiki del equipo, en la que se puede guardar información; proyectos y tareas, donde se pueden crear y asignarlas; anotaciones y ficheros, en el que se pueden compartir comentarios y documentos pertinentes.

Jira

Jira es un software especializado en la gestión de proyectos ágiles de desarrollo e ingeniería a distancia. Aunque pueda aplicarse a otros campos, está diseñado para gestionar incidencias técnicas (bugs) y casos de prueba de programas y aplicaciones informáticas.

Algunas características de Jira incluyen tableros scrum personalizables, hojas de ruta (o roadmaps) para trazar planificaciones y acciones individuales, así como tableros clásicos visuales de estilo Kanban.

Asana

Una herramienta de gestión de proyectos muy completa y vistosa que han implementado 50.000 empresas de todo el mundo como, por ejemplo, National Geographic, Airbnb y Spotify. Se organiza en tareas, que a su vez se pueden agrupar en proyectos más grandes y asignarse a miembros de un equipo. En el apartado de objetivos de equipo se visualiza el progreso de las acciones clave a lo largo del tiempo.

Además, Asana ofrece muchas opciones de personalización, gráficos, registro e informes de progresión de las tareas para supervisar el rendimiento del proyecto.

Smartsheet

Una herramienta de gestión de proyectos en forma de hoja de cálculo que es muy fácil de adoptar en un entorno de trabajo en el que se acostumbre a trabajar con Excel. Un aspecto muy destacable de este software es las opciones de automatización que posee. Por ejemplo, se pueden automatizar las alertas por cambios de estado, peticiones de acceso, respuestas por correo electrónico, etc.

Además, ofrece un amplio rango de integraciones con otras aplicaciones como DocuSign, Slack, Jira, Salesforce y Tableau.